Người phụ thuộc là ai và đăng ký thế nào?

Mỗi người phụ thuộc được đăng ký giúp bạn giảm trừ 6.200.000 đồng mỗi tháng, tức 74,4 triệu đồng mỗi năm, trước khi tính thuế thu nhập cá nhân. Đây là khoản giảm trừ lớn nhất mà người đi làm có thể chủ động xin, nhưng rất nhiều người bỏ qua vì không biết mình đủ điều kiện.

Ai được tính là người phụ thuộc

Pháp luật chia người phụ thuộc thành hai nhóm với điều kiện khác nhau.

Nhóm 1: Con

Con được tính là người phụ thuộc trong các trường hợp:

• Con dưới 18 tuổi — không cần điều kiện gì thêm, tính theo tháng sinh.
• Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động — cần giấy xác nhận khuyết tật.
• Con đang học đại học, cao đẳng, trung cấp, học nghề (kể cả con từ 18 tuổi trở lên) mà không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm không vượt mức quy định.

Con ở đây bao gồm con ruột, con nuôi hợp pháp, con riêng của vợ/chồng, con ngoài giá thú.

Nhóm 2: Những người khác

Vợ hoặc chồng, cha mẹ (gồm cha mẹ ruột, cha mẹ vợ/chồng, cha mẹ nuôi hợp pháp), và các cá nhân khác không nơi nương tựa mà bạn phải trực tiếp nuôi dưỡng — ví dụ anh chị em ruột, ông bà, cô dì chú bác ruột, cháu ruột.

Nhóm này phải đáp ứng cả hai điều kiện:

1. Về khả năng lao động: đã hết tuổi lao động, hoặc còn trong tuổi lao động nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
2. Về thu nhập: không có thu nhập, hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả nguồn không vượt mức quy định.

Điều kiện thứ hai là chỗ hay bị trượt. Cha mẹ có lương hưu cao hơn ngưỡng quy định thì không được tính là người phụ thuộc, dù bạn vẫn đang nuôi dưỡng.

Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính một lần

Đây là nguyên tắc quan trọng: trong cùng một năm tính thuế, mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế.

Nếu hai vợ chồng cùng đi làm và có một con nhỏ, chỉ một trong hai người được đăng ký cháu làm người phụ thuộc. Thực tế nên để người có thu nhập cao hơn đăng ký, vì giảm trừ ở bậc thuế cao sẽ tiết kiệm nhiều tiền hơn.

Ví dụ: người A có thu nhập tính thuế ở bậc 20%, người B ở bậc 5%. Giảm trừ 6,2 triệu cho người A tiết kiệm 1.240.000 đồng thuế mỗi tháng, cho người B chỉ tiết kiệm 310.000 đồng.

Nếu cả hai cùng đăng ký cùng một người phụ thuộc, cơ quan thuế sẽ phát hiện khi quyết toán và bạn phải nộp lại phần thuế đã giảm trừ sai, kèm tiền chậm nộp.

Giấy tờ cần chuẩn bị

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc thay đổi theo từng nhóm:

Với con:

• Giấy khai sinh và bản sao căn cước công dân (nếu có)
• Con đang học: thêm thẻ sinh viên hoặc giấy xác nhận của trường
• Con khuyết tật: thêm giấy xác nhận khuyết tật

Với vợ/chồng:

• Giấy đăng ký kết hôn
• Giấy tờ chứng minh không có thu nhập hoặc thu nhập dưới ngưỡng
• Nếu trong tuổi lao động: thêm giấy xác nhận khuyết tật, không có khả năng lao động

Với cha mẹ:

• Giấy tờ chứng minh quan hệ: giấy khai sinh của bạn, sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận thông tin cư trú
• Giấy tờ chứng minh về thu nhập và tuổi

Với người khác không nơi nương tựa:

• Giấy tờ chứng minh quan hệ nuôi dưỡng và tình trạng không nơi nương tựa, thường cần xác nhận của chính quyền địa phương

Đăng ký ở đâu và khi nào

Bạn không làm việc trực tiếp với cơ quan thuế mà đăng ký qua đơn vị chi trả thu nhập, tức công ty bạn đang làm.

Quy trình thông thường:

1. Nộp bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu cho bộ phận nhân sự hoặc kế toán.
2. Công ty đăng ký cấp mã số thuế người phụ thuộc với cơ quan thuế.
3. Nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc trong thời hạn quy định.
4. Công ty áp giảm trừ vào kỳ tính thuế tiếp theo.

Về thời điểm: nên đăng ký càng sớm càng tốt. Nếu đăng ký muộn, bạn vẫn được tính giảm trừ cho cả năm khi quyết toán thuế cuối năm, nhưng trong các tháng chưa đăng ký bạn bị tạm khấu trừ thuế cao hơn và phải chờ hoàn lại.

Năm người phụ thuộc đến và đi giữa năm

Giảm trừ được tính theo tháng. Một người phụ thuộc phát sinh hoặc kết thúc giữa năm thì tính giảm trừ cho những tháng tương ứng.

Ví dụ: con bạn sinh vào tháng 7 năm 2026. Bạn được giảm trừ 6,2 triệu đồng cho các tháng 7 đến 12, tức 6 tháng, tổng 37,2 triệu đồng trong năm đó.

Tương tự, con bạn đủ 18 tuổi vào tháng 4 và không tiếp tục học thì giảm trừ dừng từ tháng 5.

Những lỗi thường gặp

Nghĩ rằng cha mẹ có lương hưu thì không cần quan tâm. Hãy kiểm tra mức lương hưu cụ thể so với ngưỡng quy định. Nhiều trường hợp lương hưu thấp vẫn đủ điều kiện.

Không đăng ký vì nghĩ thủ tục phức tạp. Thực tế bộ phận nhân sự làm phần lớn công việc, bạn chỉ cần cung cấp giấy tờ. Chi phí thời gian rất nhỏ so với 74,4 triệu đồng giảm trừ mỗi năm.

Cả hai vợ chồng cùng đăng ký một con. Sẽ bị phát hiện khi quyết toán. Hãy thống nhất trước và để người có thu nhập cao hơn đăng ký.

Quên cập nhật khi con đi học hoặc tốt nghiệp. Con trên 18 tuổi chỉ được tính khi đang học và không có thu nhập vượt ngưỡng. Khi con tốt nghiệp và đi làm, bạn phải thông báo để dừng giảm trừ, tránh bị truy thu.

Không giữ lại hồ sơ. Cơ quan thuế có thể yêu cầu xuất trình hồ sơ chứng minh khi kiểm tra. Hãy giữ bản sao của mọi giấy tờ đã nộp.

Giảm trừ thực sự tiết kiệm bao nhiêu?

Số tiền tiết kiệm phụ thuộc bậc thuế của bạn. Mỗi người phụ thuộc làm giảm thu nhập tính thuế 6,2 triệu đồng mỗi tháng:

Bạn có thể tự thử bằng cách thay đổi số người phụ thuộc trong công cụ tính thuế và quan sát số thuế thay đổi.